Khi nào thì được miễn hợp pháp hóa lãnh sự tại Việt Nam

Hợp pháp hóa lãnh sự” có lẽ còn là một thuật ngữ còn khá xa lạ đối với công dân Việt Nam vì ít khi phải tiếp xúc với thủ tục này.Tuy nhiên với chính sách hội nhập ngày càng mở rộng, cá nhân, tổ chức nước ngoài đến Việt Nam càng nhiều dẫn đến thủ tục này ngày càng trở nên phổ biến và được nhiều người tìm hiểu so với giai đoạn trước đây. 

Hợp pháp hóa lãnh sự là gì?

“Hợp pháp hóa lãnh sự” là việc cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam chứng nhận con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu của nước ngoài để giấy tờ, tài liệu đó được công nhận và sử dụng tại Việt Nam. Đối tượng được thực hiện thủ tục này bao gồm các cá nhân, tổ chức nước ngoài.

Mẫu giấy hợp pháp hóa lãnh sự tại Việt Nam

Ngoài ra cũng cần phân biệt với thủ tục “chứng nhận lãnh sự”, vì nếu không hiểu được hai khái niệm này thì dễ dàng nhầm lẫn chúng với nhau. “Chứng nhận lãnh sự” là việc cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam chứng nhận con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu của Việt Nam để giấy tờ, tài liệu đó được công nhận và sử dụng ở nước ngoài.

Điểm dễ dàng nhận biết nhất của hai thủ tục này là một bên muốn giấy tờ nước ngoài có giá trị tại Việt Nam thì phải đến cơ quan thẩm quyền tại Việt Nam để chứng nhận, một bên muốn giấy tờ tại Việt Nam có giá trị ở nước ngoài thì cũng phải đến cơ quan có thẩm quyền tại Việt Nam công nhận trước khi đem ra nước ngoài. Tuy nhiên cũng cần lưu ý, việc chứng nhận tại cơ quan nhà nước có thẩm quyền chỉ bao gồm chữ ký, con dấu, chức danh trên giấy tờ mà không chứng nhận về nội dung, hình thức của giấy tờ, tài liệu đó.

Thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự bao gồm những bước nào?

1. Thành phần hồ sơ: 

• 01 Tờ khai chứng nhận/hợp pháp hoá lãnh sự theo mẫu số LS/HPH-2012/TK.

• Giấy tờ tùy thân (chứng minh nhân dân, hộ chiếu hoặc giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu): bản chính (đối với trường hợp nộp hồ sơ trực tiếp), bản sao không cần chứng thực (đối với trường hợp nộp hồ sơ qua đường bưu điện).

• Giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự (đã được cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự hoặc cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của nước ngoài chứng nhận).

• 01 bản chụp giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự.

• 01 bản dịch giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự sang tiếng Việt hoặc tiếng Anh (nếu giấy tờ, tài liệu đó không được lập bằng các thứ tiếng này). Bản dịch không phải chứng thực. Người nộp hồ sơ phải chịu trách nhiệm về tính chính xác của bản dịch.

•  01 bản chụp bản dịch giấy tờ, tài liệu.

• 01 phong bì có ghi rõ địa chỉ người nhận (nếu hồ sơ gửi qua đường bưu điện và yêu cầu trả kết quả qua đường bưu điện).

• Lưu ý: Trường hợp cần kiểm tra tính xác thực của giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự, cán bộ tiếp nhận hồ sơ có thể yêu cầu người đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự xuất trình bổ sung bản chính giấy tờ, tài liệu có liên quan và nộp 01 bản chụp giấy tờ, tài liệu này.

• Lưu ý: số lượng hồ sơ: 01 bộ.

• Lưu ý: lệ phí hợp pháp hóa lãnh sự: 30.000 đồng/bản/lần.

2. Cách thức thực hiện:

• Gửi hồ sơ qua đường bưu điện đến Cục Lãnh sự hoặc Sở Ngoại vụ TP. Hồ Chí Minh: được thực hiện tại tất cả các bưu điện thuộc hệ thống bưu chính Việt Nam theo thỏa thuận dịch vụ giữa Cục Lãnh sự Bộ Ngoại giao và Công ty cổ phần chuyển phát nhanh bưu điện (EMS) thuộc Tổng Công ty Bưu chính Việt Nam.

• Nộp hồ sơ tại cơ quan hành chính nhà nước:

• Tại Cục Lãnh sự (Bộ Ngoại giao): 40 Trần Phú, Ba Đình, Hà Nội.

•  Tại Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh (Bộ Ngoại giao): 184 Bis Pasteur, Quận 1, thành phố Hồ Chí Minh.

• Tại trụ sở của các cơ quan Ngoại vụ địa phương được Bộ Ngoại giao ủy quyền tiếp nhận hồ sơ chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự (tên cơ quan Ngoại vụ địa phương, địa chỉ, thời gian nhận và trả kết quả của các cơ quan này đề nghị xem tại Cổng thông tin điện tử về công tác lãnh sự - Bộ Ngoại giao: lanhsuvietnam.gov.vn).

3. Thời hạn giải quyết:

• 01 ngày làm việc kể từ ngày cơ quan có thẩm quyền giải quyết nhận đủ hồ sơ hợp lệ.

• Trường hợp hồ sơ có số lượng từ 10 giấy tờ, tài liệu trở lên thì thời hạn giải quyết có thể dài hơn nhưng không quá 05 ngày làm việc.

• Trường hợp cần kiểm tra tính xác thực của con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu đề nghị được chứng nhận lãnh sự thì ngay sau khi nhận hồ sơ, Bộ Ngoại giao có văn bản đề nghị cơ quan, tổ chức có thẩm quyền lập, công chứng, chứng thực, chứng nhận giấy tờ, tài liệu đó hoặc cơ quan, tổ chức cấp trên xác minh. Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đề nghị, cơ quan, tổ chức có trách nhiệm trả lời bằng văn bản cho Bộ Ngoại giao. Ngay sau khi nhận được trả lời, Bộ Ngoại giao giải quyết và thông báo kết quả cho người đề nghị chứng nhận lãnh sự.

• Trường hợp chữ ký, con dấu và chức danh của cơ quan và người có thẩm quyền của nước ngoài (quy định tại tên thành phần hồ sơ 3) trong hồ sơ đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự chưa được chính thức thông báo hoặc cần kiểm tra tính xác thực, Bộ Ngoại giao đề nghị cơ quan này xác minh. Ngay sau khi nhận được kết quả xác minh, Bộ Ngoại giao giải quyết hồ sơ và trả kết quả cho đương sự.

• Lưu ý: thời hạn nộp và trả hồ sơ các ngày làm việc trong tuần và sáng thứ Bảy, trừ Chủ Nhật và các ngày lễ, Tết.

    Các trường hợp nào được miễn hợp pháp hóa lãnh sự?

1. Các loại giấy tờ được miễn hợp pháp hóa lãnh sự:

• Các giấy tờ, tài liệu được miễn hợp pháp hóa lãnh sự theo điều ước quốc tế mà Việt Nam và nước ngoài liên quan đều là thành viên, hoặc theo nguyên tắc có đi có lại (mục 3 sẽ quy định rõ hơn).

• Giấy tờ, tài liệu được chuyển giao trực tiếp hoặc qua đường ngoại giao giữa cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam và cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài.

• Giấy tờ, tài liệu được miễn chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật Việt Nam.

• Giấy tờ, tài liệu mà cơ quan tiếp nhận của Việt Nam hoặc của nước ngoài không yêu cầu phải hợp pháp hóa lãnh sự, chứng nhận lãnh sự phù hợp với quy định pháp luật tương ứng của Việt Nam hoặc của nước ngoài.

2. Các giấy tờ, tài liệu không được chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự:

• Giấy tờ, tài liệu bị sửa chữa, tẩy xóa nhưng không được đính chính theo quy định pháp luật.

• Giấy tờ, tài liệu trong hồ sơ đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự có các chi tiết trong bản thân giấy tờ, tài liệu đó mâu thuẫn với nhau hoặc mâu thuẫn với giấy tờ, tài liệu khác trong hồ sơ đề nghị chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự.

• Giấy tờ, tài liệu giả mạo hoặc được cấp, chứng nhận sai thẩm quyền theo quy định pháp luật.

•  Giấy tờ, tài liệu đồng thời có con dấu và chữ ký không được đóng trực tiếp và ký trực tiếp trên giấy tờ, tài liệu. Con dấu, chữ ký sao chụp dưới mọi hình thức đều không được coi là con dấu gốc, chữ ký gốc.

• Giấy tờ, tài liệu có nội dung vi phạm quyền và lợi ích của Nhà nước Việt Nam, không phù hợp với chủ trương, chính sách của Nhà nước Việt Nam hoặc các trường hợp khác có thể gây bất lợi cho Nhà nước Việt Nam.

3. Các quốc gia và các loại giấy tờ được miễn hợp pháp hóa lãnh sự tại Việt Nam:

Hiện nay, theo các Hiệp định Tương trợ tự pháp, Hiệp định lãnh sự và các văn bản pháp luật Việt Nam có 26 Quốc gia được miễn hợp pháp hóa lãnh sự một số loại giấy tờ: