Doanh nghiệp nên tác chiến với thông tin tiêu cực như thế nào?

Đối với mỗi doanh nghiệp, gặp phải thông tin tiêu cực là vấn đề nhức nhối mà sẽ làm thiệt hại không nhỏ đến hoạt động sản xuất kinh doanh, hình ảnh thương hiệu. Không phải tất cả tin tiêu cực đều được xử lý một cách thông minh và gọn ghẽ. Bất cứ một sai sót nào trong quá trình giải đáp cũng khiến dư luận “có cái để nói” vì một phần công chúng là người kiểu-gì-cũng-nói-được. 

Ở đây, chúng ta sẽ không xét đến khía cạnh doanh nghiệp có mục đích xây dựng thông tin tiêu cực trong tầm kiểm soát nhằm PR tên tuổi. 

Vậy thì bỗng nhiên trong một ngày, một tin không lấy làm tốt đẹp từ trên trời rơi xuống làm dư luận có cơ hội dậy sóng. Khi đó doanh nghiệp nên làm gì?

1. Nắm bắt tình hình càng nhanh càng tốt

Hãy đảm bảo một cách nhanh nhất bạn và doanh nghiệp của mình biết chuyện gì đang diễn ra. 

• Nếu thông tin đó là sự thật, doanh nghiệp của bạn đã phạm sai lầm, nhanh chóng thành thật xin lỗi , và đừng quên đưa ra lời hứa giải quyết, và phải luôn nhớ truyền đạt mọi thông tin rõ ràng đến dư luận và báo chí qua từng quá trình sửa sai hoặc đền bù thiệt hại cho đối tượng liên quan. Hành động pháp lý lúc này phải thật khéo léo, dù có đúng luật nhưng nếu thiếu “tình người” thì vẫn khó tránh điều tiếng.
• Giải quyết càng sớm, doanh nghiệp càng dễ dàng kiểm soát tình hình. Nhưng  phản ứng sớm chưa hẳn là phương án tối ưu khi bạn và doanh nghiệp chưa có đủ thông tin đầy đủ và rõ ràng về sự việc và các vấn đề phát sinh. 
• Trong trường hợp thông tin xuất hiện dưới dạng tin đồn thì doanh nghiệp không nên phản ứng ngay lập tức. Bởi vì khi chúng ta phản ứng, tức là dư luận và báo chí có thêm cớ để đào sâu về tin tức đó, điều hiển nhiên ai cũng biết “không có lửa làm sao có khói”.

Bên cạnh đó, việc né tránh các câu hỏi, không đưa ra câu trả lời đồng nghĩa với việc doanh nghiệp vướng vào tagline “không nói gì tức là đồng ý”. Hành động không cung cấp thông tin cũng có nghĩa là tạo ra các khoảng trống thông tin, tạo điều kiện cho tin đồn hoặc thông tin không chính xác tồn tại và sinh sôi.

Tuy nhiên, nếu sự việc đó là không có thật thì doanh nghiệp có thể bác bỏ và cam kết sẽ cập nhật thông tin chính xác trong thời gian sớm nhất.

2. Bình tĩnh xử lý và điều tiết cảm xúc

Khi bị xúc phạm hoặc bị tấn công thì những phản ứng đầu tiên thường là cảm tính, đặc biệt khi vấn đề đó có liên quan trực tiếp đến lợi ích. Thời điểm đó, doanh nghiệp có thể có những quyết định thiếu tính toán và sáng suốt. 

Hãy để hệ thống thông tin doanh nghiệp thực hiện vai trò truyền tin và giữ yên nội bộ công ty. 

Bên cạnh đó, doanh nghiệp có thể yêu cầu thêm thời gian để điều tra và làm sáng tỏ vụ việc để đưa ra phản hồi chính xác tới dư luận và báo chí.  Hầu hết  những cơ quan chính thống sẽ chấp nhận chờ doanh nghiệp cung cấp thông tin làm rõ vấn đề trong một khoảng thời gian nhất định. 

Đừng nên đe dọa hoặc hay có lời lẽ bất lịch sự vì những chi tiết đó có thể tạo ra những cái tít kinh khủng và nội dung gây shock trên báo sau đó khiến dư luận bùng nổ càng khó xử lý.

3. Người ủng hộ và thông tin khách quan 

Trong việc đảm bảo phản hồi mang tính thuyết phục, doanh nghiệp nên công bố những thông tin khách quan, sử dụng các con số với nguồn trích dẫn đầy đủ. Nếu có thể, hãy sử dụng các trích dẫn của bên thứ 3, những đơn vị có uy tín và đặc biệt là giấy tờ có chứng nhận của các cơ quan chức năng.

Hãy để những người ủng hộ đứng ra bảo vệ doanh nghiệp của bạn. Nếu doanh nghiệp đáng tin thì khách hàng, đối tác, hoặc những người có ảnh hưởng sẵn sàng lên tiếng bảo vệ. Vậy thì hãy tận dụng điều đó. Bản chất của danh tiếng là những điều người khác nói về bạn chứ không phải là những điều bạn tự nói.

4. Cơ hội trong hoạn nạn

Trong cái “rủi” có “may”; trong “nguy” có “cơ”.

Bất cứ sự cố hoặc vấn đề xảy ra cũng là cơ hội doanh nghiệp khắc phục và cải thiện lỗ hổng trong quản lý. Nếu cần thiết, hãy cảm ơn những người đã phê bình doanh nghiệp của bạn và tận dụng bài học để hoàn thiện. Hành động khéo léo và thông minh có thể tạo ra một cuộc lội ngược dòng giúp PR hình ảnh doanh nghiệp tích cực trong mắt công chúng.

5. Sự cần thiết của bộ phận pháp chế và Luật sư

Khi doanh nghiệp có scandal, đồng nghĩa với việc có thể xảy ra kiện tụng bất cứ lúc nào. 

Bộ phận pháp lý sẽ giúp doanh nghiệp đảm bảo cơ chế hoạt động đúng pháp luật, hoặc giúp soát xét các giao dịch của doanh nghiệp với đối tác, khách hàng; kiểm soát các tình hình mang tính bất lợi cho doanh nghiệp như đảm nhận vai trò là người đại diện theo ủy quyền của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp tham vào quá trình tố tụng hoặc giải quyết tình hình giữa các bên liên quan.

Tuy nhiên, có một thực tế ở Việt Nam hầu như chỉ các công ty FDI hoặc công ty lớn có đội ngũ Luật sư tư vấn và pháp lý đúng nghĩa. Trong khi đó, những doanh nghiệp quy mô nhỏ còn thiếu sự kề cận của một Luật sư hoặc người phụ trách pháp lý có đủ khả năng để xử lý gọn ghẽ bất cứ khủng hoảng nào xảy ra.

Doanh nghiệp của bạn có thể liên hệ với đội ngũ Luật sư Asoka Law của chúng tôi để nhận được sự tư vấn tốt nhất.

Mọi thông tin chi tiết, vui lòng liên hệ:

Asoka Law

Hotline: 028 62 789 228

Email: consult@asokalaw.vn