Asoka Law tuyển Chuyên viên Thiết lập Hệ thống & Vận hành Dữ liệu

ASOKA LAW TUYỂN DỤNG QUÝ III/2026

Asoka Law là hệ thống công ty Luật và đại diện sở hữu công nghiệp, định hướng chuyên sâu về sở hữu trí tuệ (SHTT) và dữ liệu. Chúng tôi có Văn phòng tại TP. Hồ Chí Minh và TP. Hà Nội, hiện đang tái cấu trúc các dịch vụ lõi, cần tìm kiếm các nhân sự “hạt nhân” nhằm đồng hành cùng kế hoạch tái cấu trúc của công ty tại cả 02 miền.

Các vị trí mở tuyển trong Quý III/2026 bao gồm:

Tại TP. Hồ Chí Minh: Chuyên viên thiết lập Hệ Thống & Vận hành Dữ Liệu; Chuyên viên quản trị nhãn hiệu & bản quyền.

Tại TP. Hà Nội: Trưởng phòng đăng ký nhãn hiệu & bản quyền; Chuyên viên đăng ký nhãn hiệu & bản quyền.

1. Chuyên viên Thiết lập Hệ thống & Vận hành Dữ liệu

Ứng viên cần có nền tảng/tốt nghiệp từ các ngành học như: Thông tin - Thư viện, Khoa học thông tin, Quản trị thông tin, Lưu trữ học, Hệ thống thông tin quản lý hoặc các ngành liên quan đến tổ chức dữ liệu, quản trị tài liệu và vận hành hệ thống.

I. Mô tả khái quát chung về vị trí:

Vị trí: Chuyên viên Thiết lập Hệ thống & Vận hành Dữ liệu
Số lượng: 01
Địa điểm làm việc: Văn phòng tại TP.HCM của Asoka Law - số 35 Hoàng Diệu, Phường Xóm Chiếu, TP. Hồ Chí Minh
Hình thức làm việc: Toàn thời gian giờ hành chính, từ thứ 2 đến thứ 6 hàng tuần
Thời gian nhận việc: Dự kiến trong tháng 8 - tháng 9/2026.

II. Mô tả công việc:

Chuyên viên Thiết lập Hệ thống & Vận hành Dữ liệu sẽ tham gia cùng Asoka trong các nhóm việc sau:

A. Thiết lập hệ thống quản lý công việc nội bộ

• Thiết lập các trường dữ liệu như mã hồ sơ, khách hàng, pháp nhân, dịch vụ, người phụ trách, deadline, trạng thái thanh toán, trạng thái hóa đơn, link tài liệu theo hệ thống phân tầng, logic, dễ quản lý và bảo mật giữa các nhân sự/phòng ban;
• Xây dựng quy trình cho hồ sơ của các gói dịch vụ, kiểm tra hợp đồng, theo dõi thanh toán, công nợ, hồ sơ nội bộ nhằm đảm bảo công việc luân chuyển giữa các bộ phận đúng tiến độ, quy chuẩn và chất lượng
• Chuẩn hoá các form mẫu nội bộ như gửi yêu cầu kiểm tra phí, báo khách thanh toán, đề xuất thanh toán, cập nhật hồ sơ;
• Theo dõi việc sử dụng hệ thống, phát hiện điểm nghẽn và đề xuất điều chỉnh để quy trình dễ dùng hơn.

B. Thiết lập dữ liệu khách hàng và CRM

• Hỗ trợ phân loại dữ liệu khách hàng theo nhóm: lead mới, đã tư vấn, đã báo phí, đã ký hợp đồng, đang chờ thanh toán, đang xử lý, khách cũ;
• Cùng Asoka xây dựng cấu trúc quản lý khách hàng trên Zoho/ClickUp/Google Sheet/Zalo OA/CRM phù hợp;
• Thiết lập tag, trạng thái khách hàng, lịch follow-up và mẫu ghi nhận lịch sử trao đổi;
• Hỗ trợ chuẩn bị dữ liệu, nhóm câu hỏi thường gặp và kịch bản phản hồi cơ bản cho Zalo OA;
• Phối hợp với team chuyên môn để chuyển thông tin khách hàng thành dữ liệu có thể theo dõi, chăm sóc và báo cáo.

C. Chuẩn hóa hồ sơ, tài liệu và dữ liệu vận hành

• Xây dựng quy chuẩn đặt mã hồ sơ, đặt tên file, cấu trúc thư mục và link tài liệu;
• Sắp xếp, phân loại và chuẩn hóa hồ sơ, hợp đồng, báo phí, checklist, biểu mẫu, tài liệu khách hàng;
• Quản lý dữ liệu trạng thái hồ sơ: đang soạn hợp đồng, chờ duyệt, chờ thanh toán, đang xử lý, đã nộp, chờ kết quả, hoàn tất;
• Hỗ trợ xây kho dữ liệu nội bộ gồm mẫu hợp đồng, mẫu thư, checklist dịch vụ, FAQ và tài liệu hướng dẫn;
• Đảm bảo dữ liệu được lưu đúng nơi, đúng mã, đúng người phụ trách và có thể truy xuất nhanh.

D. Báo cáo vận hành và cải tiến hệ thống

• Lập báo cáo định kỳ cho COO về hồ sơ đang chậm/sai tiến độ, dữ liệu còn thiếu, khách hàng cần follow-up, task trễ hoặc quy trình chưa rõ;
• Đề xuất cách đơn giản hóa quy trình để giảm nhắn tin thủ công, giảm thất lạc thông tin và giảm phụ thuộc vào trí nhớ cá nhân;
• Hỗ trợ hướng dẫn nhân sự sử dụng form, folder, Zoho, ClickUp, Drive hoặc CRM theo quy trình đã thống nhất;
• Ghi nhận lỗi vận hành lặp lại và đề xuất cách sửa bằng checklist, form, trạng thái hoặc mẫu biểu.

III. Quyền lợi

•  Lương cứng: theo đề xuất + thưởng quản trị theo số lượng dự án.
• Lộ trình phát triển: Systems & Data Executive -> Operations Systems Lead khi quản trị được toàn bộ nguồn dữ liệu và automation của hệ thống Asoka.
• Hưởng đầy đủ chế độ theo HĐLĐ và chính sách của Công ty.

IV.     Hồ sơ ứng tuyển và quy trình tuyển

• CV kèm 01 ví dụ hệ thống/quy trình đã trực tiếp dựng hoặc vận hành; có thể ẩn dữ liệu mật, gửi về email: consult@asokalaw.vn ghi rõ tiêu đề: [VP.HCM- CV hệ thống vận hành Dữ Liệu]

• Bài test (thực hiện tại văn phòng) - Ứng viên lưu ý cần mang theo laptop: thiết kế mini workflow từ form đăng ký đến CRM, phân công, nhắc việc và dashboard; trình bày logic trong 30 phút.