Cách thức hợp pháp hóa lãnh sự tài liệu nước ngoài tại Việt Nam

1. Hợp pháp hóa lãnh sự là gì?

Căn cứ theo Khoản 2 Điều 2 Nghị định 111/2011/NĐ-CP thì hợp pháp hóa lãnh sự chính là việc mà cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam sẽ chứng nhận con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu của nước ngoài để giấy tờ, tài liệu đó được công nhận và sử dụng tại Việt Nam.

Chính từ định nghĩa trên sẽ dẫn đến câu hỏi liệu rằng cơ quan nào của Việt Nam sẽ có thẩm quyền tiến hành thủ tục nói trên? 

Theo đó, Cục Lãnh sự và Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh là cơ quan được giao thẩm quyền hợp pháp hóa lãnh sự trong nước. Ngoài ra, 26 Sở/Phòng/Bộ phận Ngoại vụ các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương cũng được Bộ Ngoại giao ủy quyền thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự. 

Còn tại nước ngoài, cơ quan có thẩm quyền đó chính là các cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự hoặc cơ quan được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài. Ví dụ: Lãnh sự quán Việt Nam tại Singapore.

2. Thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự tài liệu nước ngoài ở Việt Nam

Về cơ quan, để tiến hành thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự tài liệu nước ngoài ở Việt Nam, chúng ta cần thực hiện các bước sau đây:

Bước 1: Các văn bản được ban hành bởi cơ quan, tổ chức nước ngoài có thẩm quyền phải được thực hiện chứng thực tại cơ quan công chứng có thẩm quyền của nước nơi mà các văn bản đó được ban hành.

Bước 2: Các tài liệu nước ngoài phải được xác nhận bởi cơ quan ngoại giao có thẩm quyền của nước nơi các văn bản được ban hành.

Tài liệu nước ngoài lúc này cần phải được chứng nhận bởi cơ quan ngoại giao có thẩm quyền của quốc gia nơi tài liệu được ban hành. Ví dụ: Học viện Luật Singapore tại Singapore nhằm chứng nhận chữ ký, con dấu của công chứng viên đó.

Trong trường hợp nếu như tài liệu đã có mặt tại Việt Nam sau khi hoàn thành bước 1 thì lúc này cần chứng nhận chữ ký, con dấu của công chứng viên tại bộ phận ngoại giao có thẩm quyền của cơ quan ban hành tài liệu đó được đặt tại Việt Nam.

Bước 3: Tài liệu phải được hợp pháp hóa lãnh sự bởi cơ quan đại diện ngoại giao có thẩm quyền của Việt Nam.

Nếu tài liệu đã được chứng nhận bởi cơ quan ngoại giao có thẩm quyền của quốc gia nơi tài liệu được ban hành thì có thể tiến hành chứng nhận bởi cơ quan đại diện ngoại giao có thẩm quyền của Việt Nam tại nước đó. VD: Lãnh sự quán Việt Nam tại Singapore

Nếu tài liệu có mặt tại Việt Nam, sau khi hoàn thành bước chứng nhận chữ ký, con dấu của công chứng viên tại bộ phận ngoại giao có thẩm quyền của cơ quan ban hành tài liệu đó được đặt tại Việt Nam thì tiến hành chứng nhận bởi cơ quan đại diện ngoại giao đó là Cục Lãnh sự hoặc Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh.

Bước 4: Các tài liệu nước ngoài phải được dịch ra tiếng Việt và bản dịch đó phải được chứng nhận bởi Phòng Tư pháp của Ủy ban nhân dân cấp huyện tại Việt Nam hoặc các phòng công chứng ở Việt Nam

Sau khi hoàn thành bước này, tài liệu nước ngoài đã có thể tiến hành sử dụng tại Việt Nam nhằm trình cho các cơ quan có thẩm quyền tiếp nhận tại Việt Nam.

3. Thời gian giải quyết thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự tài liệu nước ngoài ở Việt Nam

Để có thể hoàn tất thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự tài liệu nước ngoài ở Việt Nam, Cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam thực hiện việc hợp pháp hóa lãnh sự, chứng nhận lãnh sự trong vòng từ 01 - 02 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ hoặc kể từ ngày nhận được kết quả xác minh của cơ quan chức năng.

Trường hợp giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự, chứng nhận lãnh sự có số lượng lớn hoặc có nội dung phức tạp, thì thời hạn thực hiện nói trên có thể dài hơn, nhưng không quá 10 ngày làm việc.

4. Tại sao nên chọn hợp pháp hóa lãnh sự thông qua Asoka Law?

Chính từ khâu thủ tục được nêu như trên, có thể nhận thấy đây là thủ tục tương đối phức tạp khi cần tiến hành thông qua nhiều cơ quan có thẩm quyền. Đối với một người thường, bạn có thể sẽ bị “choáng ngộp” khi không biết liệu hồ sơ, tài liệu của mình hiện đang nằm ở bước nào, cần tiến hành khâu gì tiếp theo.

Bằng kinh nghiệm nhiều năm trong lĩnh vực hợp pháp hóa lãnh sự tài liệu nước ngoài tại Việt Nam, các Luật sư và Chuyên viên pháp lý tại Asoka Law sẽ tiến hành tư vấn, hướng dẫn và thay mặt khách hàng thực hiện thủ tục nhằm giúp khách hàng có thể sử dụng tài liệu nước ngoài đó tại Việt Nam một cách nhanh chóng nhất.

Hãy liên hệ với chúng tôi qua số hotline 0961914328 hoặc email: support@asokalaw.vn để được hỗ trợ tốt nhất.